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月初,出纳小吴收到了50多张报销单,她不禁感叹:又到了每月最艰难的时段!这是为什么呢?原来是报销单中大多都是电子发票打印出来的,因为电子发票可以重复打印,甚至还可以PS篡改金额等信息,小吴不仅需要检查发票重复打印的情况,还要仔细查验发票的真伪,这样一张张对比发票号和金额,50多张报销单,发票就至少有100张,光想想就头痛!
针对发票的查验和排重,我们有几种办法可以解决这个问题:
使用Excel表格登记,每收到一张电子发票,录入发票号码和发票代码以及发票金额等核心数据,表格里可以设置重复录入相同发票号码高亮显示,这样能对重复发票信息进行提醒,但是工作量比较大;
第二种办法:电子发票管理软件
发票入账无非是要解决发票真伪、查重和入账效率几个关键环节,最重要的是有个高效且低成本的方案,目前好会计小畅报销工具便能很好的解决问题,员工只需要上传发票,系统自动查验真伪和排重,并且直接组成相应的报销单,最后传入系统自动生成凭证。
小吴了解后,立即尝试把收到的发票上传,一小时就解决了令人头痛的问题。
那么我们就来看看小吴具体是怎么做的:
1、电脑端登录好会计,进入【基础设置】-【小畅报销】,右上角点击【开启】;
2、开启小畅报销后,在手机微信中搜索“小畅报销”小程序,点击登录后,可以用扫描、拍照、电票上传等几种方式提取电子发票,如果发票查验不通过则无法提取,遇到相同发票号会提示重复,两种情况发票都无法进入小程序,有效防止假票以及重复提取;
3、上传发票后,点击【报销】再点击加号新建报销单,在【消费明细】处关联发票;
4、建立报销单后,进入【总账】-【智能凭证中心】,还可以根据报销单直接生成凭证;
这样就不用辛苦地一张张记录发票,而且小畅报销能把电子发票上传到生成报销单、凭证一次性解决,不愧是财务人员的好帮手,赶紧来试试吧!
作者:客户成功李丹丹
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