快速解决代账公司经营管理痛点 我信赖工作圈

与国内数万多家代理记账公司一样，德行天下投资咨询（北京）有限公司无时无刻不在为客户的税务工作而忙碌。代账公司的业务繁琐至极，对细节又有严格要求。1个工商人员对外要服务250~300家客户，对内要与行政、财务、外勤等多个部门完成业务链流程协作。一项业务要经过上百次沟通、走十几次流程，只要一个环节出现差池，小问题就会演变成大事件！比起同行，德行天下的当家人坦言自己很幸运，2年前她就借助工作圈体验到了移动办公的新乐趣！

如何从繁琐、杂乱的代理记账工作中快速抽身？快来听听德行天下客户经理许丽娜女士怎么说！

德行天下投资咨询（北京）有限公司客户经理许丽娜女士

一入代账深似海，从此友人是路人！用这句话形容我们代理记账的从业人员的忙碌，毫不夸张。现在能相对轻松地分享管理经验，一切都要从结缘畅捷通开始。我们是畅捷通T3的用户，这几年一直靠它做财务管理。两年前，畅捷通渠道商看到我焦头烂额的工作状态，向我推荐了工作圈，他说他们公司都在用它做协同办公管理，我当场就下载试用了一遍。把各个功能都体验一把，我跟他说，这就是我想要的！如果真的好用，那就是我的救星呀！那之后的3天时间里，我让公司全员都下载工作圈，公司业务逐个搬到工作圈上。

我们代账行业讲究时效性，一个单子没走完，在我们这耽误一小时到客户那可能就得再等一个月，这一月得耽误客户多少事情呀！现在看来，工作圈不但是我的救星，更是客户的救星！

三头六臂，不如一个任务管理

要是有个三头六臂，也不至于这么忙！经常有同事这样感慨。我们的业务流程是这样的，业务员接到客户汇款通知后，会跟财务确认是否收到钱，然后跟行政沟通，行政这边做好记录后再给外勤发通知安排要做什么。外勤的事情比较多，一周忘记一两件件事儿那都是少的。但是，客户那边就没法交代了，客户非常着急要求一周之内做完，一周后客户问的时候，发现有些事情还没有做，中间也没有合理的提醒，问谁谁不不清楚做到哪一步了！这给客户造成非常差的印象，他会觉得我们内部管理有问题，不专业，很可能就后期不合作了！

我跟其他商友也交流过，发现这不是我们一家在头疼的问题，整个代账行业都有这种情况。因为在代账公司这儿，很小的一个事儿就要经过好几个人，而且你觉得是很小的事儿，到客户那里又都是特别关键紧急的大事儿。打个比方，客户需要合作方开一个增值税专用发票，他需要问我们这边的财务、注册等信息，在我们看来只不过是提供一个信息，但到客户那边却是关系到他业务的重要事情，容不得半点差错。

好在有工作圈！现在不管多小的事儿，我们都会在工作圈里创建任务。比如说流程里涉及了哪几个人，负责人都会让他们加入这个任务里。这样做有两个好处：一是相关人随时了解事情进展：外勤会在外勤签到里记录今天做了哪个客户的事情，做完之后他会在任务的评论下面说具体情况、做到哪一步、需要谁来配合；二是能及时回应客户的咨询：不管是行政还是工商、财务对事情进展都非常清楚，只要客户问起了，看下任务就能知道，再也不用来回问了，保证不让客户着急担心。

我们还在工作圈任务功能的基础上做了延伸，我们根据事情的重要紧急程度做了星级标注，5颗星意味着是当下最紧急最重要的事儿！有紧急的事儿，行政就会建一个以客户名称为标题的任务，不管是谁接到客户这个需求，都会下达给需要做这个事儿的人，在任务里标注2颗或5颗星，截止日期具体时间也会写的很清楚。

虽然我们公司并不大，但是我们想一开始就明确标准，严格要求，做流程化管理。只有内部理顺、明白了，到客户那才会更顺利。这两年，好多客户都是通过老客户介绍来的，我觉得这一定程度上有工作圈的功劳！

客户的都不是小事儿，请示只要5秒

说会计心理素质好，被业务员催无数遍她也不会着急。其实，会计也很无奈，关系财务关系客户的事儿，从来不是小事儿，再着急也要严谨。在用工作圈之前，我们在比较乱，客户汇款后，业务员要在QQ、微信上跟财务留言，遇到财务也在忙可能半天之后才收到回复，财务审过了还要找行政把费用做到记录表里，比较繁琐。现在我们结合请示的功能，做了一个收款请示的功能延伸。业务员发起请示，财务、行政收到流程后都会有消息提醒，实在等不及业务员可以发起电话、短信或消息催一下，整个流程顺利的话几秒钟就走完了。转身的功夫，就能给客户办事了，我们的办事效率高了，客户满意度紧跟着就上来了。

内部员工管理上，我们也经常用到请示。我们还延伸了一个加班的请示，谁要加班都会在系统里有显示，月底HR做统计了可以把它做到考勤里，谁加了多少班，一目了然，他的部门领导也会及时了解员工的工作情况。

我们自己新延伸的功能，都会在公告里发出模板，给出公示。因为公告里有已读未读功能，谁看了谁没看也是清清楚楚的。

优秀的管理者，得会玩转资源

我们跟畅捷通的缘分，不止在工作圈、T3，我们还是易代账、客户管家的忠实客户！畅捷通的资源大都是免费的，即便收费费用也非常低，对于我们这种初创型的小微企业来说，非常合适。年前，我们已经把工作圈与客户管家、易代账做了很好的结合。

我自己手头也有不少客户，每天都接到很多客户电话，很容易遗忘客户信息，不记得具体谈到哪里一步了。现在联系一个客户我都会把它录入到客户管家里，包括后来给客户反馈了没有、跟进到哪一步我都在客户管家上做备注，同时还把联系过程的截图都上传上去。在客户跟进过程中遇到了什么情况，我会在工作圈里发起群聊，大家一起做客户分析。最终客户与我们合作了，我还会做对应的需求记录。

接到一个新客户我们会帮他把公司注册好，到国税、地税报道，这中间主要由工商、行政、外勤在负责。确定客户地税报完道了，会涉及到下个月报税，业务员会把客户移交给行政。行政这边把所有材料准备齐全后，就会在工作圈上给会计下达任务，与此同时行政会在易代账上把客户信息、税务所的信息都录入整理好，等会计看到任务后就会去易代账上接收、做账报税，整个流程非常清晰，两个APP可以同时帮我们工作，中间省了不少事儿！

从T3到工作圈、客户管家再到易代账，畅捷通的几大主要产品，我们都在用，而且是深度使用。现在，整个公司都离不开畅捷通了，在做年底统计的时候我核算了下，通过工作圈这一款产品，我们节省了79%的沟通成本，平均每周能多处理8、9个客户的业务需求，公司业绩提升了40%以上！作为一个创业者，我真的非常感谢工作圈、感谢畅捷通，这些几乎零成本的产品却为我们创造了超出预期的价值，带来了无比丰厚的回报！畅捷通再推出新产品，我肯定要做第一个吃螃蟹的人！

公司简介：

德行天下投资咨询（北京）有限公司成立于2013年，是经北京市财政局批准的专业财会代理公司（许可证号110105002292），注册资金100万，现有长期合作客户约300余家。德行天下面向各类中小型经济组织，提供财务、会计、税务、内部审计、经营管理等方面的财务咨询服务公司。从成立伊始，便以企业制度创新和理性创新，诚信经营，自觉维护客户的根本利益，树立“客户至上，信誉第一”的服务宗旨。以高度负责的精神，真正服务于客户。以完整地会计资料、报表，规范、细致地专业技术，为客户提供企业制度设计，加强经济核算、改善经营管理、提高经济效益等方面的建议。

本公司一直坚持独立、客观、公正的执业原则，坚持维护社会公众利益的根本宗旨，坚持以质量求生存、信誉求发展的服务理念。公司发展三年，在全体员工共同的努力下，业务范围不断扩大，执业质量不断提高，受到越来越多客户的好评。