小微企业该如何管理好电子发票档案？

电子发票应当如何归档保存？

1、已建立电子档案管理系统的单位

实施了会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化（不包括纸质凭证扫描，下同），可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等电子会计凭证通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存，归档方法可参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）；

如与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等未实现电子化，可单独将电子发票通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存；整理、归档、长期保存方法可参照《企业电子文件归档电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）。

也就是说，企业实现电子化后就不用打印凭证和账簿了。

2、无电子档案管理系统的单位

如实施了会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化，可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等移交会计档案管理人员保存，编制档号，存储结构建议采取下图所示方式：

同时，建立电子会计档案台账或者目录，台账或者目录的结构建议如下表：

如未实施会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证未实现电子化，电子发票以电子形式移交会计档案管理人员保存，存储结构建议采取下图所示方式：

同时，建立电子发票台账或者目录，台账或者目录的结构建议如下表：

提示：保存电子发票时，应当采用多重备份、定期检测等方法，保证电子发票档案在规定的保管期限内不会丢失并能被读取。

未实施会计信息系统，企业按照国家规定来归档保存，程序非常繁琐，且耗时耗力。

电子会计档案信息化势在必行

在发票电子数据保存方面，财政部指出以电子发票的纸质打印件作为报销入账归档依据的，应当同时保存打印该纸质件的电子发票，并建立电子会计凭证与相关联会计档案的检索关系。

但企业如果没有建立档案管理系统，实施起来有很大难度，电子发票本身是分散在公司每个报销人员的手上，别人报销都是用打印件，但财务要求把电子文档在报销同时报送，也是麻烦事。一方面根据报销凭证号收集整理这些电子文档费时耗力，另一方面建立索引更是工作量巨大，所以现状基本是很少企业做到完全规范。

要根本上解决这些问题，只有加强单位信息化建设，及时升级会计核算系统，实施并完善电子档案管理，确保单位对电子会计凭证的利用、保管等符合有关法律和行政法规的规定。

电子发票档案信息化难不难？

答案是：即使你的小微企业，要做到电子发票信息化也非常简单！

用友畅捷通是一家专门致力于服务小微企业的软件服务提供商，旗下的好会计产品就能够很好的满足要求，从电子发票的在线开具、在线收票、在线认证、到智能生产凭证、自动关联凭证号索引查询、到最后电票归档等，实现电子发票“全程无纸化”管理。

操作如下：

1、登录好会计，进入发票管理功能界面。

2、点击【取票】-【电票文件上传】，上传时，即可同时完成电子发票验真、验重，减轻票据审核工作。

3、勾选所需生成凭证的发票，点击【生成凭证】，即可智能生成凭证，还可以按照相同日期、相同客户或供应商等条件合并生成一张凭证哟~

4、点击【发票管理】-【认证测算】，输入【预计税负率】，点击【测算】即可得到当期需要抵扣的进项税额，并给出建议认证的进项发票。

温馨提示：点击文字下方“体验好会计”，即可享受一个的免费使用哦~目前好会计标准版、专业版、旗舰版可以免费使用发票管理功能，实现电子发票信息化管理。（使用过程中如有疑问可咨询好会计软件右上角在线客服：8:30 — 22:00）。